گردش کار و فرآیند کار عاملین مالی

 | تاریخ ارسال: 1401/2/27 | 
امور مالی دانشگاه با تفویض اختیار ماده  ۳۲ آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه به عاملین محترم گردش کار و فرآیند کار عاملین مالی را به شرح ذیل ارائه می نماید: 
۱-    رسیدگی و کنترل اسناد توسط عاملین مالی 
بررسی مندرجات مدارک دریافتی با مفاد آئین نامه ها، دستورالعمل ها، مصوبات، مقررات، احکام و بخشنامه های داخلی و مصوبات قانونی از نظر رعایت صحیح آنها
۱-۱-    تطبیق کلیه خریدها و خدمات صورت گرفته با قوانین و مقررات مربوطه 
۱-۲-    نظارت بر مصرف اعتبارات از طریق رسیدگی قبل و بعد از هزینه 
۱-۳-    تطبیق پرداخت هایی که از طریق ابلاغ ها و موافقت نامه ها صورت می گیرد
۱-۴-    رسیدگی و کنترل قراردادهای منعقده 
۱-۵-    رسیدگی حسابهای تنخواه گردان، پیش پرداختها، علی الحسابها و ...
۱-۶-    رعایت و حفظ اصول امانت داری و رازداری در حین انجام امور محوله و اسناد مالی مربوطه 
۱-۷-    گزارش تخلفات احتمالی و ارائه نظرات اصلاحی به صورت کتبی در صورت لزوم 
۱-۸-    ارائه گزارش به امور مالی و مقام مجاز خرج و مسئولین ذیربط در صورت لزوم 
۱-۹-    مطالعه قوانین و مقررات مالی و محاسباتی مربوطه
۱-۱۰-    شرکت مستمر در دوره های آموزش تخصصی و به روز رسانی، تسلط بر اجرای قوانین و توانایی استفاده و بکارگیری مهارت های هفت گانه رایانه 
۱-۱۱-    پاسخگویی و راهنمایی مسئولانه به ارباب رجوع در ارتباط با هزینه کرد واحد مربوطه
۱-۱۲-    انجام روش های ممیزی اسناد جهت کنترل سیستم داخلی منظم در سیستم عاملیت خود 
۱-۱۳-    واخواهی اسناد و مدارکی که در آن مقررات رعایت نشده و گزارش به کارپردازان و تنخواه بگیران خود تا حصول نتیجه 
۱-۱۴-    درخواست تنخواه مورد نیاز در محل خرج و دریافت تنخواه و سپس انجام هزینه صورت گیرد
۱-۱۵-    محاسبات لازم مانند اعمال کسور قانونی
۱-۱۶-    در نهایت بازرسی و نظارت امور مالی (رسیدگی ثانویه) جهت حصول اطمینان از انجام درست عملیات ایجاد شده در اسناد و مدارک عاملین و تأیید انها 

۲.    عاملین محترم مالی جهت بروزرسانی اطلاعات خود نیازمند مطالعه موارد ذیل می باشند:
۲-۱-    قانون برنامه های پنج ساله کشور
۲-۲-    قانون بودجه سالیانه کل کشور
۲-۳-    آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه
۲-۴-    آئین نامه استخدامی اعضای هیأت علمی و غیر هیأت علمی دانشگاه
۲-۵-    مصوبات هیأت امناء 
۲-۶-    مصوبات هیأت رئیسه دانشگاه (در صورت وجود بار مالی)
۲-۷-    قوانین مالیات های مستقیم، غیر مستقیم و بخشنامه های مالیاتی
۲-۸-    دستورالعمل و بخشنامه های داخلی
۲-۹-    قانون کار
۲-۱۰-    قانون تأمین اجتماعی و بخشنامه های آن
۲-۱۱-    قوانین و بخشنامه های سامانه معاملات فصلی دارایی
۲-۱۲-    سایر مصوبات مراجع قانونی

فرآیند کار عاملین امور مالی:
-    دریافت تنخواه از امور مالی دانشگاه (زمانی که مبلغ تنخواه به حساب بانکی واریز شده است).
-     عاملین مجازند طبق مصوبه هیأت رئیسه دانشگاه مورخ ۲/۹/۱۴۰۰ تا مبلغ جزء معاملات که ۶۵۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال 
می باشد به کارپرداز واحد خود تنخواه پرداخت کنند(هرسال براساس مصوبه هیات وزیران نصاب معاملات جزء افزایش می یابد).
-    کارپرداز هر واحد با توجه به نیاز آن واحد و با درخواست مقام مجاز خرج طبق موارد ذکرشده می تواند مبلغ دریافتی را هزینه کند:
-    پس از دریافت اسناد و مدارک به شرح ذیل قابل رسیدگی است:
الف) اخذ صورتحساب (فاکتور) که لزوماً باید دارای مشخصات ذیل باشد:
سربرگ با مهر فروشگاه- بصورت خوانا و بدون قلم خوردگی- دارای تاریخ- نام و نشانی فروشنده- نام خریدار (دانشگاه امیرکبیر)- مقدار کالای تحویل شده یا کار انجام شده- بهای واحد کالا یا کار- جمع کل بهای کار یا کالای تحویل شده- کد اقتصادی فروشگاه یا کد ملی فروشنده ( در بند "و" توضیح کامل داده شده است) و در صورت پرداخت مالیات بر ارزش افزوده ، دریافت گواهی ثبت نام مالیات بر ارزشی افزوده.
ب) کلیه اجناس خریداری شده لزوماً باید دارای رسید اموال باشند. 
- گروه اول: اجناس مصرفی 
- گروه دوم: اجناس در حکم مصرفی
- گروه سوم: اجناس غیر مصرفی (دارای برچسب اموال) 
تشخیص اینکه اجناس در کدام یک از گروه ها قرار می گیرند با سیستم اموال دانشگاه می باشد. برگه های اموال باید دارای امضای امین اموال، عامل مالی و مقام مجاز خرج باشند. 
-کلیه خریدهای متوسط و عمده از سامانه ستاد انجام گیرد.
ج) کلیه پرداخت های ۵۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال و بالاتر صرفاً در وجه حساب بانکی ذینفع صورت گیرد. 
د) در سال ۱۳۹۵ به دستور سازمان امور مالیاتی کلیه دستگاه های دولتی و خصوصی موظف به اظهار کلیه معاملات از جمله خرید و فروش و قراردادها و ... در سامانه معاملات فصلی هستند.
کلیه صورت حسابهایی که ۵% حد نصاب معاملات کوچک و بالاتر هستند بصورت جداگانه در سامانه معاملات فصلی ثبت می گردند:
-    در سال ۱۳۹۹، صورت حساب های ۲۲.۵۰۰.۰۰۰  ریال و بالاتر 
-    در سال ۱۴۰۰، صورت حساب های ۳۲.۵۰۰.۰۰۰  ریال و بالاتر 
و در سالهای آتی مطابق مصوبه هیأت دولت و نصاب معاملات آن سال،کلیه صورت حسابهای کمتر از %۵ حد نصاب معاملات کوچک هر سال بصورت تجمعی وارد سامانه معاملات فصلی سازمان امور مالیاتی ثبت می گردد. 
فاکتورها براساس تاریخ وارد فصل مورد نظر در سامانه می شوند و ۴۵ روز پس از پایان فصل، فصل مورد نظر در سامانه دارایی بایدثبت نهایی گردد. 
قابل ذکر است : حداقل بهای تمام شده اموال منقول غیر مصرفی ( دارایی های ثابت ) توسط سیستم اداره اموال دانشگاه 
که ۵/۱ درصد نصاب معاملات جزء هر سال ملاک آن می باشد، ثابت یا در حکم مصرف تشخیص داده می شود. 
  توجه: پس از ثبت نهایی فصل فقط یک بار قابلیت ویرایش اظهارنامه می باشد و در صورت وجود فاکتور بعد از ثبت نهایی فصل می توان یک فصل جدید ایجاد کرد.  طبق تأکید سازمان امور مالیاتی کلیه ثبت ها دقیقاً آنچه در فاکتور ذکر شده است باشد (حتی تخفیف) و یا فاکتورهایی که مربوط به سال و ماههای قبل باشد.
هـ) چنانچه هدیه ای اعم از نقدی و یا غیرنقدی به افراد صورت گیرد و امکان دریافت رسید از افراد مقدور نباشد مطابق تبصره ذیل ماده ۳۷ آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه با دستور مقام مجاز خرج بلامانع می باشد و ذکر اسامی الزامی است. 
خ) کلیه پرداخت های پرسنلی به پرسنل دانشگاه از طریق امور مالی دانشگاه صورت می گیرد. عاملین امور مالی با تهیه لیست اکسل (نام ، نام خانوادگی، کد پرسنلی، نوع استخدام، ساعت، نرخ، مبلغ حق الزحمه که نباید از ۵۰ ساعت در ماه فراتر باشد) و نامه مقام مجاز خرج به امور مالی ارسال کنند. 
توجه: در صورت وجود اعتبار از محل درآمد اختصاصی آن واحد قابل پرداخت می باشد. 
کنترل مبلغ حق الزحمه خارج از بار موظف پرسنل دانشگاه مطابق آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه حقوق و مزایای مستمر افراد تقسیم بر ۷۵ با رعایت سقف مجاز ۵۰ ساعت در هر ماه می باشد. (بر اساس رویه پرداخت)
ج) پرداخت حق الجلسه به اعضای حقیقی (هیأت علمی) خارج از ساعات اداری تا سقف ۵۰ ساعت در ماه و اعضای حقیقی (غیر هیأت علمی) خارج از وظایف و تعهدات کاری افراد تا سقف ۲۵ ساعت در ماه قابل پرداخت می باشد.
( نحوه پرداخت حق الجلسه آیتم اول و دوم حکم هر فرد /۷۵=  نرخ حق الجلسه )
ح) چنانچه عاملین به فردی غیر حق الزحمه پرداخت کنند مطابق قانون مالیاتهای مستقیم ماده ۸۶  مستقیماً ۱۰% از پرداخت را کسر و به حساب دارایی واریز و فیش واریزی را ضمیمه اسناد قرار دهند.  این مالیات می تواند بصورت الکترونیکی ، نقدی و غیرنقدی پرداخت شود. 
ع) قراردادها: 
عاملین باید دقت لازم در خصوص انعقاد قرارداد را داشته باشند و ترجیحاً از بستن قرارداد اجتناب بعمل آورند.
نکته: بستن قرارداد تعهدات دانشگاه را افزایش می دهد. 
در صورت وجود قرارداد:
۱-    تطبیق شرایط انجام معاملات با مفاد قرارداد
۲-    تأییدیه دفتر حقوقی دانشگاه 
۳-    نامه تأمین اعتبار بودجه و تشکیلات دانشگاه 
۴-    اخذ ضمانتنامه جهت تضمین تعهد طرف قرارداد مطابق مفاد آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه در معاملات عمده ضمانتنامه بانکی ۵% یا ۱۰% مبلغ کل قرارداد
۵-    تاریخ و شماره قرارداد (لزوماً قبل از تاریخ شروع قرارداد باشد)
۶-    درج کلیه مشخصات حقیقی و حقوقی طرف قرارداد و بررسی صحت آن 
۷-    قرارداد باید دارای ۳ امضاء طرف اول قرارداد، طرف دوم قرارداد و ناظر قرارداد باشد.
۸-    مبلغ قرارداد چنانچه جزء معاملات عمده آن سال باشد باید دارای مدارک مناقصه و یا ترک تشریفات مناقصه باشد. 
۹-    ذکر کسر حسن انجام کار در قراردادهای عمرانی مطابق مفاد آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه.
۱۰-    ذکر کسر ۵% سپرده بیمه از هر پرداخت به طرف قرارداد و آزادسازی آن پس از ارائه مفاصا حساب تأمین اجتماعی.
۱۱-    سقف قرارداد بصورت شفاف در قرارداد ذکر شود. 
۱۲-    مبلغ قرارداد چنانچه ساعتی می باشد مطابق قوانین و مقررات آن سال باشد. 
۱۳-    ذکر اخذ تضمین جهت پرداخت در قراردادهایی که در آن پیش پرداخت ذکر شده است. 
انواع قراردادهای موجود در دانشگاه:
الف) قراردادهایی که در معاونت پژوهشی دانشگاه منعقد می گردد:
۱-    قرارداد گرنت
۲-    قرارداد حق التألیف مقاله یا کتاب
۳-    قرارداد داوری مقالات
۴-    قرارداد قطب علمی
۵-    قرارداد صنعتی
۶-    قرارداد پژوهشی
۷-    قرارداد تحقیقاتی
۸-    قرارداد خدماتی 
۹-    قرارداد همکاری در واحدها در صورت پاره وقت بودن 
۱۰-    قراردادهای درآمدی که از محل درآمد (پژوهش و تحقیق در آزمایشگاههای دانشکده ها، کارگاهها و پژوهشکده ها کسب می شود) که درصدی از آن به واحد تعلق می گیرد. 
نکته: محاسبات اسناد پژوهشی براساس آئین نامه ها و رویه های پژوهشی صورت می گیرد. از جمله هزینه های پژوهانه و پسادکترا، مأموریت های علمی اعضای هیأت علمی اسناد فرصت مطالعاتی اعضای هیأت علمی و دانشجویان کوتاه مدت و بلند مدت در داخل و یا خارج از کشور، پرداخت حق التألیف مقالات ISI 
ب) قراردادهایی که در معاونت دانشجویی منعقد می گردد:
۱- قرارداد مربیان ورزشی و دانشجویان مطابق نرخ مصوبه هیأت امناء 
۲-    قرارداد پزشکان و دندانپزشکان 
۳-    قرارداد مشاوران مرکز مشاوره دانشگاه (نرخ مطابق مصوبه هیأت امناء)
۴-    قرارداد همکاری، خدماتی
۵-    قرارداد اجاره خوابگاه جهت دانشجویان (کسر مالیات مستغلات مطابق ماده ۱۳۱ قانون مالیات مستقیم)
قراردادهایی که در معاونت توسعه و مدیریت منابع منعقد می گردد:
۱-    قرارداد مشاوران دفتر حقوقی دانشگاه 
۲-    قرارداد اعضای هیأت علمی بازنشسته 
۳-    قرارداد مربیان ورزشی کارکنان و فرزندان اعضای هیأت علمی و غیر هیأت علمی 
۴-    قرارداد عمرانی شامل تعمیر و تجهیز و سرویس و نگهداری اموال دانشگاه 
۵-    قرارداد تهیه و طبخ مواد غذایی مورد نیاز سلف دانشجویان دانشگاه
۶-    قراداد پهنای باند اینترنت دانشگاه 
عاملین مدارک و اسناد هزینه شده را پس از بررسی کامل به همراه حواله اموال مصرفی و غیر مصرفی(به امضای عامل مالی و مقام مجاز خرج و امین اموال واحد )  + لیست و تفکیک هزینه (به امضای عامل مالی و مقام مجاز خرج) و نامه تائید شده توسط مقام مجاز خرج جمع آوری و تنظیم جهت ارسال به امورمالی می نمایند. 
پس از بررسی و انجام مراحل فوق و اطمینان از آن توسط اداره رسیدگی به اسناد مالی روی اسناد و مدارک مهر اداره رسیدگی ثبت و سپس ارسال اسناد به اداره اعتبارات جهت تامین اعتبار یا کسر از تنخواه صورت میپذیرد (اسکن کلیه اسناد الزامی می باشد).

تهیه کننده : دانشگاه صنعتی امیرکبیر
اداره رسیدگی و کنترل اسناد 



CAPTCHA

دفعات مشاهده: 734 بار   |   دفعات چاپ: 15 بار   |   دفعات ارسال به دیگران: 0 بار   |   0 نظر